Von Commodore bis Google Maps

SOFTWARE IM BETRIEB Schon seit 1986 beschäftigt sich DDM Gehlhaar mit betrieblicher Software. Bei der Nutzung setzt er auf die Prinzipien, mit denen er sein Unternehmen führt: Verzicht auf zu

Komplexes, stattdessen einfache und nachvollziehbare Lösungen. - Malte von Lüttichau

EDV, wie es damals hieß, hat Lothar Gehlhaar schon früh interessiert. Schon 1986 suchte er nach passenden Programmen und wurde auf der Hannovermesse (Cebit) fündig bei einem MS-DOS basierten Programm. „Das war ganz toll damals für mich und für meinen Betrieb, ich hatte über zehn Mitarbeiter und habe mit meiner Frau als Halbtagskraft das Büro gemacht eine Riesenerleichterung. Damals hat ja kaum einer EDV gehabt. Allein Texte ausdrucken und speichern war schon ganz prima. Die Software ist dann mit mir gewachsen erst kam das Kalkulieren und dann kam das Thema Leistungstexte auf“, erinnert sich der Dachdeckermeister. Auf einem Commodore PC 20 vertiefte sich Gehlhaar in die betriebliche Kalkulation und machte sich an das Verfassen von Leistungstexten, denen er das passende Material, eine Stückliste und Zeitvorgabe zuwies. Gehlhaar wurde in der Folge als Dachdecker zum Ansprechpartner für viele Firmen in der Softwarebranche, besuchte Messen und tauschte sich mit Softwareanbietern aus.

Kalkulieren muss schnell gehen

Seit 2002 arbeitet Herr Gehlhaar mit dem Programm Topkontor von der Firma BlueSolution, deren Chef er schon aus früheren Softwarezeiten kennt. „Das Programm ist recht aufgeräumt, wenn ich das Handwerkerprogramm öffne, sehe ich nur wenige Buttons, mit denen ich alles machen kann. Ich mag es aufgeräumt, wenn nur die markanten Stellen sichtbar sind, wo ich Mengen eingebe und kalkuliere“, beschreibt Herr Gehlhaar seinen Eindruck. „Wenn ich kalkuliere, muss es schnell gehen. Ich gebe das Material und die Zeit ein, der Stundenlohn ist schon drin, dann muss ich meinen EK-Preis sehen und die Marge.“ Möglichst zügig in möglichst schlanken Prozessen soll es gehen, das entspricht auch der generellen Arbeitsweise von Lothar Gehlhaar. Viele Softwareangebote empfindet der Dachdeckermeister als überkomplex für seinen Kleinbetrieb, der mit eigener Buchhaltungsabteilung arbeitet: „Angenommen, ich möchte für ein Material für ein Projekt den Preis anpassen, weil ich höhere Transportkosten erwarte. Wenn ich dazu erst in den Stammdaten etwas ändern muss, ist mir das zu kompliziert.“

Am Wochenende durch den Tunnel

Angetan ist Lothar Gehlhaar von den Möglichkeiten der Schnittstellen-Mobilität, die er als Unternehmer heutzutage nutzen kann. Über einen sogenannten „VPN-Tunnel“ (Virtual Private Network, deutsch: virtuelles privates Netzwerk) kann er von zu Hause aus auf seinen Computerarbeitsplatz zugreifen. Anlässe dafür gibt es genug: „Wenn am Wochenende draußen richtig schlechtes Wetter ist und die Kunden mir über die Rufumleitung zu Hause ihre Sturmschäden melden, kann ich schon von zu Hause aus die ersten Reparaturaufträge erfassen und weise ein Fahrzeug zu. Am Montagmorgen haben die Mitarbeiter dann schon ihre Aufträge im Fahrzeug.“ Dies funktioniert über eine Anbindung des Programms an TomTom-Geräte in den Fahrzeugen, auf die alle Informationen wie Adresse, Auftragsdetails und Ansprechpartner hinterlegt werden. Gleichzeitig weiß Herr Gehlhaar so jederzeit, wo sich seine Fahrzeuge befinden, darüber läuft mit dem Gerät auch die Zeiterfassung an den Baustellen. Darüber hinaus, berichtet Herr Gehlhaar, ist die Zeiterfassung auch ein wirksames Dokument bei Kundenreklamationen. Historische Dimensionen besitzt mittlerweile die Kundenverwaltung des Betriebs. Durchgängig seit 1987 fasst der Bremer systematisch Informationen zu seinen Kunden zusammen. Dazu gehören neben den gängigen Informationen auch Notizen, in denen beispielsweise vermerkt wird, ob der Kunde noch weitere Häuser besitzt, Hobbies hat oder nach Terminen ein besonders kritisches Auge auf seinen Vorgarten wirft. Seit 1999 pflegt er parallel dazu eine Fotodatenbank von inzwischen 65.000 Bildern, die er nach Name und Adresse mit dem jeweiligen Kunden verknüpft. So stehen ihm und seinen Mitarbeitern bereits vor dem Auftrag viele nützliche Informationen zur Verfügung, „eine große Arbeitserleichterung“. Mittlerweile ergänzt Herr Gehlhaar diese Form der Auftragsvorbereitung auch durch Luftbilder von Google Maps, „das hat natürlich vieles leichter gemacht, eine tolle Sache.“

Gefragt nach Verbesserungsmöglichkeiten bei seiner Software, nennt Herr Gehlhaar ein für Dachdecker optimiertes Wartungsmodul. „Wir haben immer mehr feste Wartungsverträge, was natürlich eine gute Sache ist. Nur können wir diese Arbeiten nicht wie ein Heizungsbauer über das ganze Jahr verteilen, die Kunden wollen alle eine Wartung sobald das letzte Laub gefallen ist. Hier könnte ich eine Terminlösung gebrauchen, die wie eine To-do Liste funktioniert und mit einem Kalender verbunden wird, zum Beispiel Outlook.“ Wichtig ist Herr Gehlhaar der Support durch den Anbieter. Fuhr er früher noch mit einem Disketten-basierten Programm zwei Stunden mit dem Auto, um am Firmensitz einer Softwarefirma ein Problem zu lösen, ist der Dachdeckermeister heute froh über die Möglichkeiten der Fernwartung, bei der sich der Anbieter-Support direkt auf den Rechnern schalten kann. „Als Nicht-Fachmann tief in die Programme einzugreifen kann sehr heikel werden, das alles ist durch Fernwartung heute überhaupt kein Problem mehr.“

Keine Zettel leerer Schreibtisch

Die akribische Aufbereitung der Arbeitsvorgänge entspringt dem Selbstverständnis des Unternehmers, der sich in Sachen Arbeitsorganisation und Zeitmanagement in den vergangenen Jahren konsequent fortgebildet hat. „Sachen einmal machen – und dann richtig“, ist eine Art Unternehmensphilosophie geworden, die er auch versucht, seinem Jungmeister und den Mitarbeitern zu vermitteln. „In meinem Büro gibt es keine Zettel und abends ist der Schreibtisch leer.“ Die intensive Beschäftigung mit dem Thema Unternehmensführung hat sich auch sein Stil als Chef verändert.: „Inzwischen habe ich verinnerlicht: Wenn ein Mitarbeiter einen Fehler macht, habe ich es ihm vorher nicht gut genug erklärt. Bei Fehlern frage ich nach, warum der Mitarbeiter so vorgegangen ist meist kommt dann beim Erzählen von allein die Erkenntnis warum es so nicht funktioniert und der Fehler passiert nicht wieder.“ Diese neuen Wege der Firmenkommunikation untermauert Gehlhaar auch durch

gemeinsame Veranstaltungen wie Firmenfrühstücke oder sogar einen Betriebsausflug nach Mallorca zum 30-jährigen Jubiläum. Die Mitarbeiterzufriedenheit ist neben regelmäßigen Schulungen in Fachtechnik und Arbeitssicherheit für Lothar Gehlhaar die Basis, um auch in Zukunft Erfolg zu haben: „Wir werden mit unseren Mitarbeitern mehr leisten müssen.“ Dies gelingt mit einem erhöhten Einsatz von maschineller Unterstützung wie einem Autokran. „Ich kann von meinen Mitarbeitern nicht verlangen Ziegel zu schleppen, bis sie 65 sind. Das geht nicht. Wir müssen mit guter Technik versuchen, mehr zu schaffen, indem wir das Arbeiten erleichtern.“